De definitieve versie van IFS Wholesale 3 is op 27 november 2024 gepubliceerd. Audits volgens IFS Wholesale versie 3 kunnen plaatsvinden vanaf 1 mei 2025. Lees in dit artikel toelichting over hoe je de norm moet interpreteren en ontdek de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 2.3. Deze standaard is niet GFSI erkend. De IFS Wholesale/Cash & Carry norm is een internationale standaard die zich richt op de voedselveiligheid en productkwaliteit binnen groothandels- en cash & Carry-bedrijven. De norm helpt organisaties om processen te beheersen, risico’s te minimaliseren en te voldoen aan wettelijke eisen. Certificering volgens deze norm toont aan dat een bedrijf betrouwbaar, veilig en transparant werkt binnen de toeleveringsketen. IFS Groothandel en Cash & Carry versie 3 audits zijn mogelijk vanaf 1 mei 2025 en worden verplicht voor alle gecertificeerde bedrijven vanaf 1 november 2025. Versie 3 komt met een nieuwe logo kleur.
Nieuw in deze versie is dat het puntensysteem in lijn is met de overige IFS-normen. De B-score wordt weer geclassificeerd als afwijking. Door een correctie of corrigerende actie te definiëren, draagt dit bij aan continue verbetering van het kwaliteitssysteem.
Onaangekondigde audits versterken de geloofwaardigheid van het auditproces en tonen aan dat een bedrijf dagelijks voldoet aan de IFS-eisen. De IFS Star-status, met een speciaal sterlogo, is geïntroduceerd om aan te geven dat de audit onaangekondigd was. Deze status zal zichtbaar zijn in de IFS-database en op het certificaat. Bedrijven kunnen zich vrijwillig onaangekondigd laten auditen.
In de norm is bepaald in welke omstandigheden de certificerende instantie op de hoogte moet worden gebracht. Minimaal de volgende zaken dienen te worden gemeld:
Deze notificatie moet binnen de 3 werkdagen plaatsvinden.
De IFS Wholesale/Cash & Carry norm (versie 3) volgt in grote lijnen de modulaire opzet van IFS Food en bestaat uit twee hoofdmodules (Classic en PLUS) binnen de categorieën Wholesale en Cash & Carry. De norm is opgebouwd uit de volgende hoofdonderdelen:
Het management zal een bedrijfsbeleid ontwikkelen, implementeren en onderhouden. Het beleid moet aan alle werknemers worden gecommuniceerd. Het beleid moet ten minste het volgende omvatten:
Het management is verantwoordelijk voor het borgen van productveiligheid en kwaliteit binnen de organisatie. Dit omvat directe rapportage vanuit de kwaliteitsafdeling, een actueel organogram, bewustwording van verantwoordelijkheden bij medewerkers, en systemen om de effectiviteit te monitoren. Daarnaast moet relevant personeel op de hoogte worden gehouden van relevante wetgeving en risico’s (zoals productfraude), en moeten voldoende middelen beschikbaar zijn om aan alle eisen te voldoen.
Het management moet het systeem voor productveiligheid en het kwaliteitsmanagementsysteem minimaal jaarlijks evalueren (binnen 15 maanden). Deze beoordeling omvat o.a. doelstellingen, auditresultaten, klantfeedback, voedselfraude en food defence en naleving van wetgeving. De resultaten moeten leiden tot verbeteracties en opvolging van eerdere reviews. Daarnaast moet ook de infrastructuur en werkomgeving jaarlijks worden beoordeeld, waarbij de uitkomsten worden meegenomen in investeringsplannen. Alles moet volledig gedocumenteerd zijn.
Er moet een procedure zijn voor het beheer, de implementatie en het onderhoud van documenten en eventuele wijzigingen daarop. Alleen de meest actuele versies mogen worden gebruikt en aanpassingen aan kritieke documenten moeten met reden worden vastgelegd. Het documentbeheersysteem moet manipulatie voorkomen en mag alleen door geautoriseerd personeel worden beheerd. Documenten moeten duidelijk, volledig en altijd toegankelijk zijn voor de juiste medewerkers. Ook registraties moeten leesbaar, correct en authentiek zijn, waarbij manipulatie technisch onmogelijk moet zijn.
De bewaartermijnen moeten voldoen aan wet- en regelgeving of klantvereisten. Als deze ontbreken, geldt een minimale bewaartermijn van één jaar voor non-food producten en één jaar na afloop van de houdbaarheid voor foodproducten. Voor producten zonder houdbaarheidsdatum moet de bewaartermijn onderbouwd zijn en vastgelegd worden. Alle informatie moet veilig worden opgeslagen en goed toegankelijk zijn.
Het voedselveiligheidsmanagementsysteem moet bestaan uit een volledig geïmplementeerd, systematisch en gedocumenteerd risicomanagementsysteem dat van toepassing is op de locatie. Voor voedsel moet dit gebaseerd zijn op de HACCP-principes van de Codex Alimentarius. De gevarenanalyse moet alle relevante producten, processen en mogelijke risico’s zoals allergenen omvatten. Het systeem moet onderbouwd zijn met wetenschappelijke bronnen of deskundig advies en voldoen aan de wetgeving van zowel het productie- als bestemmingsland. Bij veranderingen in producten, processen of apparatuur moet het systeem worden herzien om de productveiligheid te waarborgen.
De risicoanalyse moet worden uitgevoerd door deskundige personen met specifieke kennis. De teamleider moet goed vertrouwd zijn met risicobeheer en/of HACCP-principes en in staat zijn om risico’s voor productveiligheid te herkennen, beheersen en managen. Ook moeten betrokkenen in het beheer van het systeem hiervoor passend getraind zijn en kennis hebben van de producten en processen. Er moet een teamleider worden aangesteld met duidelijke steun van het management.
Er dient een flowdiagram te worden gedocumenteerd en onderhouden voor elk product of productgroep, en voor alle variaties van de processen, inclusief (indien van toepassing) productbehandeling, herbewerking en herverwerking. Het stroomdiagram dient elke stap en elke beheersmaatregel te identificeren. Het moet gedateerd zijn en in het geval van wijzigingen moet het worden bijgewerkt.
Er moet een uitgebreide gevarenanalyse worden uitgevoerd om alle redelijkerwijs te verwachten fysieke, chemische (inclusief allergenen) en biologische gevaren te identificeren en te beoordelen. Hierbij worden ook gevaren meegenomen die samenhangen met verpakkingsmaterialen, contactmaterialen en de werkomgeving. De waarschijnlijkheid van voorkomen en de ernst van mogelijke gezondheidseffecten moeten worden beoordeeld, evenals de benodigde beheersmaatregelen.
Op basis van deze analyse worden kritische controlepunten (CCP’s) vastgesteld met behulp van een besluitvormingshulpmiddel, zoals een beslisboom. Voor elke CCP moeten gevalideerde kritische limieten worden vastgesteld en een monitoringsysteem worden opgezet. Deze monitoring moet gedocumenteerd, uitgevoerd en onderhouden worden, inclusief vastlegging van resultaten, om verlies van controle te detecteren. Ook andere belangrijke beheersmaatregelen, buiten CCP’s om, moeten worden beheerst en gemonitord via meetbare of observeerbare criteria. Personeel dat toezicht houdt op CCP’s en andere controlemaatregelen moet hiervoor specifiek getraind zijn, en monitoringgegevens moeten tijdig worden gecontroleerd door een verantwoordelijke binnen het bedrijf.
Het systeem voor gevaren- en risicobeheer moet worden gevalideerd om te waarborgen dat het HACCP-plan effectief is in het beheersen van geïdentificeerde gevaren. Deze validatie moet opnieuw worden uitgevoerd bij wijzigingen. Zowel de validatie- als her-validatieprocedures moeten schriftelijk zijn vastgelegd, correct worden geïmplementeerd en onderhouden.
Het noodzakelijk om verificatieprocedures op te stellen die bevestigen dat het voedselveiligheidssysteem naar behoren functioneert. Deze activiteiten moeten minimaal eens per twaalf maanden of bij significante wijzigingen worden uitgevoerd. De resultaten van de verificatie moeten worden vastgelegd.
Alle medewerkers die werkzaamheden verrichten die de productveiligheid, kwaliteit, wettigheid en authenticiteit beïnvloeden, dienen te beschikken over de vereiste competentie, passend bij hun rol, als gevolg van opleiding, werkervaring en/of training.
De organisatie moet op risico gebaseerde eisen voor persoonlijke hygiëne documenteren, implementeren en onderhouden. Deze eisen gelden voor medewerkers, technisch personeel en bezoekers en moeten ten minste aspecten omvatten zoals haar (inclusief baarden), beschermende kleding, handhygiëne, eet- en rookgedrag, omgang met verwondingen, persoonlijke verzorging (zoals nagels en sieraden) en het melden van infectieziekten via een medische screeningprocedure. Alle betrokkenen dienen deze hygiënevoorschriften te begrijpen en correct toe te passen. De naleving moet op basis van risico’s worden gemonitord, maar minimaal eenmaal per twaalf maanden. Beschermende kleding moet in voldoende hoeveelheid beschikbaar zijn voor personeel en bezoekers, en deze kleding moet grondig en regelmatig gewassen worden – in eigen beheer, door goedgekeurde externe partijen of door medewerkers zelf – op basis van risicoanalyse.
De organisatie moet trainings- en instructieprogramma’s opstellen die aansluiten bij de productspecificaties en de behoeften van medewerkers. Deze zijn verplicht voor al het personeel, inclusief tijdelijke en externe krachten, en moeten vóór aanvang van het werk worden gevolgd. De programma’s bevatten o.a. inhoud, frequentie, taken, taal, trainers en effectiviteitsbeoordeling. Er moeten registraties zijn van elke training, en de inhoud moet regelmatig worden geëvalueerd en geactualiseerd met aandacht voor o.a. productveiligheid, fraude, kwaliteit, wetgeving en feedback.
De afgesproken eisen tussen contractpartners dienen voor het sluiten van een leveringscontract te worden beoordeeld. Klantfeedback moet worden gebruikt voor continue verbetering. Alle eisen met betrekking tot productveiligheid en -kwaliteit uit klantafspraken moeten worden gecommuniceerd naar en uitgevoerd door alle relevante afdelingen.
Voor alle producten waarvoor het bedrijf verantwoordelijk is, moeten specificaties beschikbaar zijn. Er moet een procedure zijn voor het opstellen, wijzigen, goedkeuren en beheren van deze specificaties. Medewerkers moeten toegang hebben tot de relevante specificaties wanneer nodig.
Productontwikkeling en -wijzigingen moeten worden gedocumenteerd, geïmplementeerd en onderhouden, inclusief een gevarenanalyse. Bij wijzigingen in receptuur, herverwerking of verpakkingsmateriaal moeten de proceskenmerken worden herzien om te waarborgen dat aan de producteisen wordt voldaan.
Er dient een gedocumenteerde en geïmplementeerde procedure aanwezig te zijn voor het inkopen van grondstoffen, halffabricaten en verpakkingsmaterialen, inclusief de goedkeuring van leveranciers. Deze procedure moet risico’s van grondstoffen of leveranciers, prestatie-eisen en uitzonderingssituaties bevatten, en op basis van risico’s ook aanvullende criteria zoals audits, testresultaten en klachten.
Wanneer delen van de verwerking, verpakking of etikettering worden uitbesteed, moeten deze processen zijn vastgelegd in het kwaliteits- en voedselveiligheidssysteem en gecontroleerd worden om veiligheid, kwaliteit, legaliteit en authenticiteit te garanderen. Indien vereist, moet de klant hiervan op de hoogte zijn en akkoord gaan.
De inkoopprocedure en leveranciersbeoordeling moeten minstens jaarlijks of bij grote wijzigingen worden geëvalueerd, met vastgelegde resultaten en vervolgacties. Aangekochte materialen moeten op risico’s worden beoordeeld en als basis dienen voor test- en monitoringsplannen.
Bij claims op etiketten of uitsluiting van bepaalde productiemethoden moeten maatregelen worden genomen om naleving aan te tonen, met aandacht voor voedselveiligheid en authenticiteit. Bij etiketteringsdiensten moet worden gegarandeerd dat verpakkingscodes en labels overeenkomen met het product en voldoen aan klantafspraken; dit moet regelmatig gecontroleerd en gedocumenteerd worden. Indien van toepassing, moet ook online productinformatie beschikbaar zijn.
Gebouwen waarin voedsel wordt behandeld, verwerkt of opgeslagen, moeten zo ontworpen, gebouwd en onderhouden zijn dat de voedselveiligheid gewaarborgd blijft. De laad- en loszones moeten passend zijn voor hun functie en zodanig gemaakt zijn dat risico’s zoals de toegang van ongedierte, blootstelling aan slechte weersomstandigheden, afvalophoping, condensatie en schimmelgroei worden voorkomen. Daarnaast moeten deze zones gemakkelijk schoon te maken en indien nodig te desinfecteren zijn.
Gebouwen en processen die van invloed zijn op de voedselveiligheid en -kwaliteit moeten onder gecontroleerde omgevingsomstandigheden plaatsvinden. Parameters zoals temperatuur en luchtvochtigheid dienen vooraf vastgesteld en correct toegepast te worden. Procesparameters die essentieel zijn voor productveiligheid en -kwaliteit, zoals temperatuur, tijd, druk en chemische eigenschappen, moeten regelmatig of continu worden gemonitord en geregistreerd.
Wanneer luchtbehandeling of koeling vereist is, moet de gebruikte apparatuur goed onderhouden en regelmatig gereinigd worden. De luchtcirculatie mag geen negatieve invloed hebben op de veiligheid of kwaliteit van het product. Bij storingen of afwijkingen in temperatuur moet er een alarmeringssysteem en een effectief noodplan beschikbaar zijn om de productveiligheid te waarborgen. In ruimtes waar veel stof vrijkomt moet stofafzuiging aanwezig zijn.
De watervoorziening moet bestaan uit drinkwater van geschikte kwaliteit op het gebruikspunt, in voldoende hoeveelheid aanwezig zijn en van toepassing zijn op onder meer handhygiëne, reiniging, desinfectie, en op stoom of ijs dat direct contact heeft met levensmiddelen of verpakkingen. De kwaliteit van dit water (ook gerecycled water) moet regelmatig worden gecontroleerd op basis van een risicoanalyse. Niet-drinkbaar water dat in het proces wordt gebruikt, mag geen besmettingsrisico vormen en moet via aparte, duidelijk gemarkeerde leidingen worden getransporteerd.
Er moeten op risico-gebaseerde reinigings- en desinfectieplannen worden opgesteld en uitgevoerd, met duidelijke richtlijnen over doelstellingen, verantwoordelijkheden, gebruikte middelen, frequenties, locaties en documentatie. De uitvoering moet effectief zijn en worden vastgelegd, met controle door een aangewezen verantwoordelijke. Reiniging van transporteenheden moet rekening houden met product specifieke risico’s en voedseltransportcontainers moeten correct gelabeld en exclusief voor voedsel gebruikt worden. Alleen bekwaam en getraind personeel mag de reiniging uitvoeren.
Bij inzet van externe schoonmaakdiensten moeten alle eisen contractueel zijn vastgelegd.
Afvalbeheer moet worden vastgelegd, uitgevoerd en onderhouden om kruisbesmetting te voorkomen. Voedsel- en ander afval moet snel worden verwijderd uit ruimten en mag zich niet ophopen. Afvalcontainers moeten duidelijk gemarkeerd, geschikt ontworpen, goed onderhouden, en eenvoudig te reinigen of desinfecteren zijn. Afval moet gescheiden worden ingezameld volgens de bestemming en mag alleen worden afgevoerd door erkende partijen, waarbij de afvoer gedocumenteerd moet worden.
Het terrein en de uitrusting moeten zo ontworpen, gebouwd en onderhouden worden dat ongedierte geen kans krijgt. Er moeten op risico gebaseerde bestrijdingsmaatregelen worden vastgelegd, uitgevoerd en onderhouden, met inachtneming van de omgeving, bouwkundige risico’s, middelengebruik en inspectiefrequenties. Bij inzet van externe ongediertebestrijding moeten alle eisen contractueel zijn vastgelegd, met een intern aangestelde verantwoordelijke voor toezicht. Inspecties, acties en eventuele plagen moeten worden gedocumenteerd en opgevolgd. De doeltreffendheid van de maatregelen moet worden gemonitord en vastgelegd, inclusief trendanalyses.
Voordat transportvoertuigen worden geladen, moet hun staat gecontroleerd worden op geur, vocht, schimmel, ongedierte en andere risico’s, en indien nodig moeten maatregelen worden genomen en gedocumenteerd. Tijdens het laden en vervoer moet de juiste temperatuur worden gehandhaafd, vooral bij temperatuurgevoelige producten. Transportcontainers moeten schoon, droog en geschikt zijn en vooraf gekoeld indien vereist. Procedures moeten kruisbesmetting voorkomen. Reiniging en desinfectie van transportmiddelen moet afgestemd zijn op productrisico’s en worden vastgelegd. Bij gebruik van externe transportdiensten moeten alle relevante eisen contractueel worden vastgelegd. Chauffeurs van deze diensten moeten de hygiëneregels naleven. Ook bij incidenteel gebruik of pakketdiensten moeten passende voorzorgsmaatregelen worden getroffen om productintegriteit en veiligheid te waarborgen.
Er moet een onderhoudsplan zijn dat alle kritische apparatuur en ruimtes voor transport en opslag omvat, met als doel de productveiligheid en -kwaliteit te waarborgen. Dit plan geldt zowel voor intern onderhoud als voor externe dienstverleners en moet verantwoordelijkheden, prioriteiten en deadlines bevatten. Tijdens en na onderhoudswerkzaamheden moet de veiligheid, kwaliteit, wettelijkheid en authenticiteit van het product gegarandeerd blijven. Alle gebruikte materialen moeten geschikt zijn en geen risico op besmetting vormen. Storingen moeten worden vastgelegd, geëvalueerd en snel worden aangepakt om het onderhoudssysteem te verbeteren. Tijdelijke reparaties mogen de productveiligheid niet in gevaar brengen en moeten kortdurend zijn. Bij inzet van externe onderhoudsdiensten moeten alle relevante eisen van het bedrijf duidelijk worden vastgelegd om contaminatie te voorkomen.
Er moet een traceerbaarheidssysteem zijn dat volledig is vastgelegd, uitgevoerd en onderhouden, zodat alle producten en, indien van toepassing, voedselcontactverpakkingen van leverancier tot klant gevolgd kunnen worden. Dit systeem moet jaarlijks of bij belangrijke veranderingen getest worden met een massabalans, waarbij de test zowel de herkomst als de bestemming van producten aantoont. Dit moet mogelijk zijn binnen een tijdsbestek van 4 uur of minder wanneer een beperkter tijdsbestek door klanten is opgelegd.
Voor productdefense moeten de verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgesteld en toegewezen aan personen met de juiste expertise. Er moet een gedocumenteerd en onderhouden plan zijn dat potentiële interne en externe bedreigingen identificeert en passende beschermingsmaatregelen beschrijft, zoals toegangsbeleid, beveiliging, transportbeheer en IT-risico’s. De criteria voor kwetsbaarheidsbeoordeling moeten vastliggen. Daarnaast moet er een passend waarschuwingssysteem zijn, dat regelmatig op effectiviteit wordt geëvalueerd.
Aangeven is dat er een effectief intern auditprogramma moet zijn dat gedocumenteerd, uitgevoerd en onderhouden wordt en minimaal alle eisen van de IFS-standaard omvat. De auditplanning moet binnen 12 maanden plaatsvinden en uiterlijk binnen 15 maanden worden uitgevoerd. Auditresultaten, inclusief afwijkingen, moeten worden vastgelegd en gecommuniceerd aan het management en de verantwoordelijke medewerkers.
De auditor zal minstens 50% van de audit tijd ter plaatse doorbrengen. Een vermindering is echter mogelijk in bepaalde situaties, zoals gedefinieerd in de norm. Controleer dit bij de certificeringsinstantie. De certificerende instantie moet binnen twee weken na de audit een actieplan sturen. Een voorlopig rapport is niet langer verplicht.
Er dienen naast de interne audits ook site-inspecties te worden uitgevoerd. Deze inspecties richten zich op onder andere de staat van het gebouw, de buitenomgeving, productbeheersing, hygiëne, risico’s op vreemde materialen en persoonlijke hygiëne.
Het bedrijf moet op basis van risicoanalyse vaststellen welke processen validatie vereisen. De criteria voor validatie en procesbeheersing moeten duidelijk zijn gedefinieerd. Omgevingsfactoren zoals temperatuur en luchtvochtigheid die invloed hebben op productveiligheid en -kwaliteit, moeten worden vastgelegd en toegepast. Essentiële procesparameters moeten worden gemonitord, geregistreerd en beveiligd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Afwijkingen en storingen moeten snel worden gemeld, vastgelegd en opgevolgd volgens vastgelegde procedures.
Meet- en monitoringsapparatuur die nodig is voor productveiligheid en -kwaliteit moet worden geïdentificeerd, geregistreerd en indien wettelijk vereist, goedgekeurd. Deze apparaten moeten op vastgestelde momenten worden gecontroleerd, gekalibreerd en afgesteld volgens erkende normen.
Op basis van risicoanalyse worden microbiologische, fysieke en chemische analyses uitgevoerd voor eigen merken of zelfgeproduceerde producten. Er moet een op risicogebaseerd milieumonitoringsprogramma zijn dat gedocumenteerd, uitgevoerd en onderhouden wordt. Analyse- en monitoringsplannen voor interne en externe testen moeten alle relevante productiestadia dekken en voldoen aan eisen voor veiligheid, kwaliteit en wetgeving.
Er moet een doeltreffende procedure zijn voor het beheer van terugroepingen, terugtrekkingen, incidenten en noodsituaties die de productveiligheid en -kwaliteit beïnvloeden. De procedure moet jaarlijks worden getest via een volledige simulatie, waarvan de resultaten worden geëvalueerd voor continue verbetering.
Er moet een procedure zijn voor het beheer van niet-conforme producten en verpakkingen. Deze omvat o.a. verantwoordelijkheden, quarantaine, risicoanalyse, labeling en beslissingen over vervolgacties. Medewerkers moeten de procedure begrijpen en toepassen.
Er moet een procedure zijn voor het beheer van correcties en corrigerende maatregelen. Deze omvat het registreren, analyseren en communiceren van afwijkingen en niet-conformiteiten met als doel deze te sluiten en herhaling te voorkomen. Voor afwijkingen die veiligheid, legaliteit of authenticiteit betreffen, moet een grondige oorzaak analyse worden uitgevoerd. Corrigerende maatregelen moeten snel worden vastgesteld, gedocumenteerd en uitgevoerd, met duidelijke verantwoordelijkheden en termijnen. De effectiviteit van deze maatregelen moet worden gecontroleerd en vastgelegd.
In dit artikel las je de belangrijkste wijzigingen van de IFS Wholesale/cash & Carry norm versie 3. Raadpleeg voor de exacte eisen de complete IFS Wholesale/cash & Carry norm versie 3. Weten welke aanpassingen je moet doorvoeren? Laat een nulmeting IFS Wholesale/cash & Carry versie 3 uitvoeren door onze specialisten.
Onze experts denken graag met je mee en helpen je snel op weg.
Als productiebedrijf voer je regelmatig lab- en microbiologische analyses uit: monstername van omgeving, van grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Hoe voer je dit op een juiste manier uit en wat zijn belangrijke zaken om rekening mee te houden?
In de voedselindustrie worden dagelijks enorme hoeveelheden data verzameld: analyseresultaten, auditbevindingen, klachten, KPI’s en meer. Toch blijft deze informatie vaak in silo’s bestaan, zonder dat er een stap verder wordt gezet: trendanalyses. Juist die analyses maken het verschil tussen reactief brandjes blussen en proactief sturen op kwaliteit en voedselveiligheid.
Microbiologische voedselveiligheid blijft een van de belangrijkste oorzaken van recalls in de Europese voedingsindustrie. Ondanks strengere controles, betere procesbeheersing en uitgebreide HACCP-systemen tonen recente incidenten aan dat microbiologische risico’s nog steeds een reële en evoluerende uitdaging vormen.
Alle voedingsmiddelenbedrijven hebben er mee te maken: grondstofspecificaties opvragen, deze verwerken en aan de hand van een recept eigen productspecificaties en etiketteksten opstellen. Vaak moet je dan ook nog klantensystemen vullen met al deze informatie. Tegenwoordig doe je dit er niet “even bij”. Je moet goed op de hoogte zijn van de wetgeving en moet wijzigingen in alle systemen doorvoeren. Hoe pak je dit goed en efficiënt aan?
