IFS Großhandel/Cash & Carry Version 3

Es muss ein Verfahren für die Verwaltung, Umsetzung und Pflege von Dokumenten und deren Änderungen vorhanden sein. Es sollten nur die aktuellsten Versionen verwendet werden und Änderungen an kritischen Dokumenten sollten mit Begründung aufgezeichnet werden. Das Dokumentenmanagementsystem muss Manipulationen verhindern und darf nur von befugtem Personal verwaltet werden. Die Dokumente müssen übersichtlich, vollständig und für die richtigen Mitarbeiter jederzeit zugänglich sein. Aufzeichnungen müssen außerdem lesbar, korrekt und authentisch sein, eine Manipulation muss technisch ausgeschlossen sein.

Die Aufbewahrungsfristen müssen den Gesetzen, Vorschriften oder Kundenanforderungen entsprechen. Fehlen diese, gilt für Non-Food-Produkte eine Mindestaufbewahrungsfrist von einem Jahr und für Food-Produkte ein Jahr nach Ablauf des Haltbarkeitsdatums. Für Produkte ohne Haltbarkeitsdatum sollte die Aufbewahrungsfrist begründet und aufgezeichnet werden. Alle Informationen müssen sicher aufbewahrt werden und leicht zugänglich sein.

Das Managementsystem für Lebensmittelsicherheit muss aus einem vollständig umgesetzten, systematischen und dokumentierten Risikomanagementsystem bestehen, das für den Standort gilt. Für Lebensmittel sollte es auf den HACCP-Grundsätzen des Codex Alimentarius beruhen. Die Gefahrenanalyse sollte alle relevanten Produkte, Verfahren und potenziellen Risiken wie Allergene abdecken. Das System sollte durch wissenschaftliche Quellen oder den Rat von Experten untermauert sein und den Rechtsvorschriften sowohl des Produktions- als auch des Bestimmungslandes entsprechen. Bei Änderungen von Produkten, Prozessen oder Ausrüstungen sollte das System überprüft werden, um die Produktsicherheit zu gewährleisten.

Die Risikoanalyse sollte von kompetenten Personen mit spezifischen Kenntnissen durchgeführt werden. Der Teamleiter sollte mit dem Risikomanagement und/oder den HACCP-Grundsätzen vertraut sein und in der Lage sein, Risiken für die Produktsicherheit zu erkennen, zu kontrollieren und zu steuern. Die an der Verwaltung des Systems beteiligten Personen sollten ebenfalls entsprechend geschult sein und über Kenntnisse der Produkte und Verfahren verfügen. Es sollte ein Teamleiter ernannt werden, der vom Management eindeutig unterstützt wird.

Für jedes Produkt oder jede Produktgruppe und für alle Varianten der Prozesse, einschließlich (falls zutreffend) Produkthandhabung, Nacharbeit und Wiederaufbereitung, sollte ein Flussdiagramm dokumentiert und gepflegt werden. Das Flussdiagramm sollte jeden Schritt und jede Kontrollmaßnahme ausweisen. Es sollte datiert und im Falle von Änderungen aktualisiert werden.

Es sollte eine umfassende Gefahrenanalyse durchgeführt werden, um alle vernünftigerweise vorhersehbaren physikalischen, chemischen (einschließlich Allergene) und biologischen Gefahren zu ermitteln und zu bewerten. Dazu gehören auch Gefahren im Zusammenhang mit Verpackungsmaterialien, Kontaktmaterialien und der Arbeitsumgebung. Die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und der Schweregrad möglicher gesundheitlicher Auswirkungen sollten ebenso bewertet werden wie die erforderlichen Kontrollmaßnahmen.

Auf der Grundlage dieser Analyse werden kritische Kontrollpunkte (CCPs) mit Hilfe eines Entscheidungsfindungsinstruments, z. B. eines Entscheidungsbaums, ermittelt. Für jeden CCP müssen validierte kritische Grenzwerte festgelegt und ein Überwachungssystem eingerichtet werden. Diese Überwachung sollte dokumentiert, umgesetzt und aufrechterhalten werden, einschließlich der Aufzeichnung der Ergebnisse, um Kontrollverluste zu erkennen. Andere wichtige Kontrollmaßnahmen außerhalb der CCPs sollten ebenfalls durch messbare oder beobachtbare Kriterien kontrolliert und überwacht werden. Das Personal, das die CCPs und andere Kontrollmaßnahmen überwacht, sollte speziell für diesen Zweck geschult werden, und die Überwachungsdaten sollten zeitnah von einer verantwortlichen Person im Unternehmen überprüft werden.

Das Gefahren- und Risikomanagementsystem sollte validiert werden, um sicherzustellen, dass der HACCP-Plan bei der Kontrolle der ermittelten Gefahren wirksam ist. Diese Validierung sollte im Falle von Änderungen erneut durchgeführt werden. Sowohl die Validierungs- als auch die Revalidierungsverfahren müssen schriftlich festgelegt, ordnungsgemäß umgesetzt und aufrechterhalten werden.

Vereinbarte Anforderungen zwischen Vertragspartnern sollten vor Abschluss eines Liefervertrags überprüft werden. Das Feedback der Kunden sollte zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt werden. Alle Anforderungen in Bezug auf Produktsicherheit und Qualität aus Kundenvereinbarungen sollten allen relevanten Abteilungen mitgeteilt und von diesen umgesetzt werden.

Für alle Produkte, für die das Unternehmen verantwortlich ist, müssen Spezifikationen verfügbar sein. Es sollte ein Verfahren zur Erstellung, Änderung, Genehmigung und Verwaltung dieser Spezifikationen vorhanden sein. Die Mitarbeiter sollten bei Bedarf Zugang zu den relevanten Spezifikationen haben.

Produktentwicklungen und -änderungen sind zu dokumentieren, umzusetzen und aufrechtzuerhalten, einschließlich einer Gefahrenanalyse. Bei Änderungen der Rezeptur, der Wiederaufbereitung oder des Verpackungsmaterials sollten die Prozessmerkmale überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Produktanforderungen erfüllt werden.

Es sollte ein dokumentiertes und umgesetztes Verfahren für die Beschaffung von Rohstoffen, Halbfertigprodukten und Verpackungsmaterialien, einschließlich der Zulassung von Lieferanten, vorhanden sein. Dieses Verfahren sollte Rohstoff- oder Lieferantenrisiken, Leistungsanforderungen und Ausnahmesituationen sowie risikobasierte Zusatzkriterien wie Audits, Testergebnisse und Reklamationen umfassen.

Wenn Teile der Verarbeitung, Verpackung oder Etikettierung ausgelagert werden, sollten diese Prozesse im Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitssystem definiert und überwacht werden, um Sicherheit, Qualität, Legalität und Authentizität zu gewährleisten. Falls erforderlich, muss der Kunde darüber informiert werden und zustimmen.

Das Beschaffungsverfahren und die Lieferantenbewertung sollten mindestens jährlich oder bei größeren Änderungen überprüft werden, wobei die Ergebnisse und Folgemaßnahmen festzuhalten sind. Eingekaufte Materialien sollten einer Risikobewertung unterzogen werden und als Grundlage für Prüf- und Überwachungspläne dienen.

Im Falle von Angaben auf Etiketten oder dem Ausschluss bestimmter Produktionsmethoden sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, wobei auf Lebensmittelsicherheit und Authentizität zu achten ist. Etikettierungsdienste sollten sicherstellen, dass Verpackungscodes und Etiketten zum Produkt passen und den Kundenvereinbarungen entsprechen; dies sollte regelmäßig überprüft und dokumentiert werden. Gegebenenfalls sollten auch Online-Produktinformationen verfügbar sein.

Gebäude, in denen Lebensmittel behandelt, verarbeitet oder gelagert werden, müssen so geplant, gebaut und instand gehalten werden, dass die Lebensmittelsicherheit gewährleistet ist. Be- und Entladebereiche sollten ihrer Funktion angemessen und so beschaffen sein, dass das Eindringen von Ungeziefer, die Exposition gegenüber ungünstigen Witterungsbedingungen, die Ansammlung von Abfällen, Kondensation und Schimmelbildung verhindert werden. Darüber hinaus sollten diese Bereiche leicht zu reinigen und erforderlichenfalls zu desinfizieren sein.

Gebäude und Prozesse, die sich auf die Lebensmittelsicherheit und -qualität auswirken, sollten unter kontrollierten Umweltbedingungen ablaufen. Parameter wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollten im Voraus festgelegt und korrekt angewendet werden. Prozessparameter, die für die Produktsicherheit und -qualität wesentlich sind, wie Temperatur, Zeit, Druck und chemische Eigenschaften, sollten regelmäßig oder kontinuierlich überwacht und aufgezeichnet werden.

Wenn eine Luftbehandlung oder Kühlung erforderlich ist, sollten die verwendeten Geräte ordnungsgemäß gewartet und regelmäßig gereinigt werden. Die Luftzirkulation sollte die Produktsicherheit und -qualität nicht beeinträchtigen. Für den Fall von Fehlfunktionen oder Temperaturabweichungen sollten ein Alarmsystem und ein wirksamer Notfallplan vorhanden sein, um die Produktsicherheit zu gewährleisten. In Bereichen mit hoher Staubfreisetzung sollte eine Staubabsaugung vorhanden sein.

Die Wasserversorgung muss aus Trinkwasser geeigneter Qualität an der Verwendungsstelle bestehen, in ausreichender Menge vorhanden sein und u. a. für die Handhygiene, die Reinigung, die Desinfektion und für Dampf oder Eis in direktem Kontakt mit Lebensmitteln oder Verpackungen gelten. Die Qualität dieses Wassers (einschließlich wiederaufbereitetem Wasser) sollte regelmäßig auf der Grundlage einer Risikoanalyse überprüft werden. Das im Prozess verwendete Nichttrinkwasser darf kein Kontaminationsrisiko darstellen und sollte durch separate, deutlich gekennzeichnete Leitungen transportiert werden.

Es sollten risikobasierte Reinigungs- und Desinfektionspläne erstellt und umgesetzt werden, die klare Leitlinien zu Zielen, Zuständigkeiten, eingesetzten Ressourcen, Häufigkeit, Orten und Dokumentation enthalten. Die Durchführung sollte wirksam sein und aufgezeichnet werden, wobei die Überwachung durch eine benannte verantwortliche Person erfolgt. Bei der Reinigung von Transporteinheiten sollten produktspezifische Risiken berücksichtigt werden, und Lebensmitteltransportbehälter sollten korrekt gekennzeichnet sein und ausschließlich für Lebensmittel verwendet werden. Die Reinigung sollte nur von kompetentem und geschultem Personal durchgeführt werden.

Werden externe Reinigungsdienste in Anspruch genommen, müssen alle Anforderungen vertraglich festgelegt werden.

Zur Vermeidung von Kreuzkontaminationen sollte ein Abfallmanagement eingerichtet, umgesetzt und aufrechterhalten werden. Lebensmittel- und andere Abfälle sind unverzüglich aus den Räumen zu entfernen und dürfen sich nicht ansammeln. Die Abfallbehälter sollten deutlich gekennzeichnet, angemessen gestaltet, gut gewartet und leicht zu reinigen oder zu desinfizieren sein. Abfälle sollten nach ihrem Verwendungszweck getrennt gesammelt und nur von befugten Personen entsorgt werden, wobei die Entsorgung zu dokumentieren ist.

Der Standort und die Anlagen müssen so konzipiert, gebaut und gewartet werden, dass Schädlinge keine Chance haben. Es sind risikobasierte Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen festzulegen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten, die die Umwelt, die Baurisiken, den Ressourcenverbrauch und die Kontrollhäufigkeit berücksichtigen. Beim Einsatz externer Schädlingsbekämpfer sollten alle Anforderungen vertraglich festgelegt werden, wobei eine intern ernannte Person für die Überwachung verantwortlich sein sollte. Inspektionen, Maßnahmen und etwaiger Befall sollten dokumentiert und überwacht werden. Die Wirksamkeit der Maßnahmen sollte überwacht und aufgezeichnet werden, einschließlich einer Trendanalyse.

Vor der Beladung von Transportfahrzeugen ist deren Zustand auf Geruch, Feuchtigkeit, Schimmel, Schädlinge und andere Risiken zu überprüfen, und es sind gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen und zu dokumentieren. Während der Beladung und des Transports sollte eine angemessene Temperatur aufrechterhalten werden, insbesondere bei temperaturempfindlichen Produkten. Die Transportbehälter sollten sauber, trocken und geeignet sein und bei Bedarf vorgekühlt werden. Die Verfahren sollten Kreuzkontaminationen verhindern. Die Reinigung und Desinfektion der Transportmittel sollte auf die Produktrisiken abgestimmt sein und aufgezeichnet werden. Bei der Inanspruchnahme externer Transportdienste müssen alle relevanten Anforderungen vertraglich festgelegt werden. Die Fahrer dieser Dienste müssen die Hygienevorschriften einhalten. Auch bei gelegentlicher Verwendung oder bei Paketdiensten sind geeignete Vorkehrungen zu treffen, um die Unversehrtheit und Sicherheit des Produkts zu gewährleisten.

Zur Gewährleistung der Produktsicherheit und -qualität muss ein Wartungsplan für alle kritischen Ausrüstungen und Bereiche für Transport und Lagerung vorhanden sein. Dieser Plan gilt sowohl für die interne Instandhaltung als auch für externe Dienstleister und sollte Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Fristen enthalten. Während und nach den Wartungsarbeiten müssen die Sicherheit, Qualität, Rechtmäßigkeit und Echtheit des Produkts gewährleistet bleiben. Alle verwendeten Materialien müssen geeignet sein und dürfen kein Kontaminationsrisiko darstellen. Fehler sollten aufgezeichnet, bewertet und umgehend behoben werden, um das Instandhaltungssystem zu verbessern. Vorübergehende Reparaturen dürfen die Produktsicherheit nicht gefährden und müssen von kurzer Dauer sein. Bei der Inanspruchnahme von externen Wartungsdiensten müssen alle relevanten Anforderungen des Unternehmens eindeutig festgehalten werden, um Kontaminationen zu vermeiden.

Es muss ein Rückverfolgbarkeitssystem vorhanden sein, das vollständig eingerichtet, umgesetzt und aufrechterhalten wird, damit alle Produkte und gegebenenfalls Verpackungen, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen, vom Lieferanten bis zum Kunden zurückverfolgt werden können. Dieses System sollte jährlich oder bei wesentlichen Änderungen mit einer Massenbilanz getestet werden, wobei der Test sowohl den Ursprung als auch den Bestimmungsort der Produkte zeigt. Dies sollte innerhalb eines Zeitrahmens von 4 Stunden oder weniger möglich sein, wenn von den Kunden ein begrenzterer Zeitrahmen vorgegeben wurde.

Das Unternehmen sollte auf der Grundlage einer Risikoanalyse ermitteln, welche Prozesse validiert werden müssen. Die Kriterien für die Validierung und Prozesskontrolle sollten klar definiert sein. Umweltfaktoren wie Temperatur und Feuchtigkeit, die die Produktsicherheit und -qualität beeinflussen, müssen definiert und angewendet werden. Wesentliche Prozessparameter müssen überwacht, aufgezeichnet und gegen unbefugte Änderungen gesichert werden. Abweichungen und Fehlfunktionen müssen unverzüglich gemeldet, aufgezeichnet und gemäß den festgelegten Verfahren weiterverfolgt werden.

Mess- und Überwachungsgeräte, die für die Produktsicherheit und -qualität erforderlich sind, müssen identifiziert, aufgezeichnet und, falls gesetzlich vorgeschrieben, zugelassen werden. Diese Geräte müssen in festgelegten Zeitabständen nach anerkannten Normen geprüft, geeicht und eingestellt werden.

Auf der Grundlage einer Risikoanalyse werden mikrobiologische, physikalische und chemische Analysen für Eigenmarken oder selbst hergestellte Produkte durchgeführt. Ein risikobasiertes Umweltüberwachungsprogramm muss vorhanden sein, dokumentiert, umgesetzt und aufrechterhalten werden. Analyse- und Überwachungspläne für interne und externe Prüfungen müssen alle relevanten Produktionsstufen abdecken und den Sicherheits-, Qualitäts- und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Es sollte ein wirksames Verfahren für das Management von Rückrufen, Rücknahmen, Zwischenfällen und Notfällen, die die Produktsicherheit und -qualität beeinträchtigen, vorhanden sein. Das Verfahren sollte jährlich durch eine vollständige Simulation getestet werden, deren Ergebnisse zur kontinuierlichen Verbesserung ausgewertet werden.

Es sollte ein Verfahren für den Umgang mit nicht konformen Produkten und Verpackungen geben. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Quarantäne, Risikoanalyse, Kennzeichnung und Entscheidungen über Folgemaßnahmen. Die Mitarbeiter müssen das Verfahren verstehen und anwenden.