Bedarf an einem effizienten, benutzerfreundlichen und zentralisierten System
Mitte 2020 trat Simons Vleeswaren an uns heran, um eine Demonstration des Moduls Inspektionen durchzuführen. Es bestand der Bedarf an einer einfacheren und effizienteren Methode zur Durchführung, Vervollständigung und Analyse von Inspektionen. Robin sagt: "In der Vergangenheit verwendeten wir ein Excel-Dokument, in das alle Kommentare, Verbesserungspunkte, Abweichungen, Fotos usw. manuell eingegeben werden mussten. Das war zeitaufwändig und sehr fehleranfällig angesichts der Auswahl aller obligatorischen Eingabefelder und der Fotos, die hochgeladen, gespeichert, komprimiert, eingefügt und verschoben werden mussten. Darüber hinaus lag die Verwaltung des Dokuments bei der Qualitätsabteilung, so dass die Rückmeldungen der Maßnahmenträger ebenfalls manuell ausgefüllt werden mussten, was zu Doppelarbeit führte. Es bestand Bedarf an einem effizienten, benutzerfreundlichen und zentralisierten System."
"Darüber hinaus bedeutet die Umstellung auf die Digitalisierung für unsere Organisation nicht nur eine Verbesserung der Effizienz, sondern auch eine Sammlung von Daten, die für Verbesserungsprojekte und -ziele wertvoll sind."
— Simons, Vleeswaren
Ein frischer Wind für die Arbeit mit diesem Paket
Seit Mitte 2020 arbeitet das Unternehmen an zwei Standorten mit dem Inspektionsmodul. Hier planen die Mitarbeiter die Inspektionen über die Online-Business-Anwendung in Normec Foodcare Online und führen die Inspektionsrunde mit der Inspektions-App auf dem iPad durch. "Für den Inspektor ist es eine Erleichterung, mit diesem Paket zu arbeiten. Sie können nämlich selbst entscheiden, wie sie die Inspektion einrichten, planen, durchführen und abwickeln. Die Begründung für eine Abweichung kann man gleich vor Ort auf dem Tablet eingeben. Wenn dies aus persönlichen Gründen nicht gewünscht ist, kann dies auch in aller Ruhe nach der Inspektion am eigenen Arbeitsplatz oder von zu Hause aus auf dem Laptop erledigt werden", fügt Robin hinzu.
Zeitersparnis von 40%
Nach der Inspektion ist der Bericht inklusive Fotos sofort fertig und die Statistiken werden aktualisiert. Robin: "Wir haben eine Zeitersparnis von 40 % im Vergleich zu den administrativen Abläufen, mit denen wir früher zu tun hatten. Für die Verantwortlichen bedeutet das zwar mehr Zeit, aber noch wichtiger ist das zusätzliche Bewusstsein und die Beteiligung in den Betrieben, die wir erreicht haben. Darüber hinaus bedeutet die Umstellung auf die digitale Technik für unsere Organisation nicht nur eine Verbesserung der Effizienz, sondern auch eine Sammlung von Daten, die für Verbesserungsprojekte und -ziele wertvoll sind."
Verbesserung der Lebensmittelsicherheitskultur
Nach der Einführung digitaler Inspektionen ist in der gesamten Organisation eine Veränderung spürbar. "Die Kultur der Lebensmittelsicherheit und die Qualitätskultur haben sich nach der Einführung der digitalen Inspektionen verbessert. Als Qualitätsabteilung führen wir nun zunehmend Inspektionen gemeinsam mit dem Abteilungsleiter durch. Bei den Inspektionen kommen Themen wie Personalhygiene, Umwelthygiene, Prozesshygiene, Lebensmittelschutz, technischer Zustand und Schädlingsbekämpfung zur Sprache. Es handelt sich sofort um ein 'Training on the Job' und es können an Ort und Stelle substanzielle Diskussionen über Verbesserungen/Unstimmigkeiten geführt werden", sagt Robin.
"Die Kultur der Lebensmittelsicherheit und -qualität hat sich nach der Einführung der digitalen Inspektionen verbessert."
Besonders benutzerfreundlich
"Die QA-Software wurde von QA-Profis entwickelt und ist besonders benutzerfreundlich. Selbst für einmalige Aufzeichnungen, wie z. B. Bodenreparaturen, können Berichte im Hausstil erstellt werden. Die automatischen Erinnerungs-E-Mails und Benachrichtigungen machen es auch für den Maßnahmeninhaber sehr einfach zu bedienen. Ein Klick auf den Link und man ist sofort da, wo man sein muss", sagt Robin über die Benutzerfreundlichkeit des Inspektionsmoduls. "Die Support-Abteilung ist auch telefonisch schnell zu erreichen, und der Support-Berater kann aus der Ferne gleich mitschauen. Es gibt viel QS-Wissen bei Normec Foodcare Online, so dass man schnell auf dem gleichen Stand ist."
"Auch die automatischen Erinnerungsmails und Benachrichtigungen machen die Nutzung für den Handelnden sehr einfach."
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit
Für andere und künftige Nutzer des Moduls Inspektionen gibt Robin noch einen Tipp: "Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Modul einzurichten und zu prüfen, wie es sich in der Praxis bewährt. Im Zweifelsfall sollten Sie so oft wie möglich den Rat von Normec Foodcare Online einholen, um das beste Ergebnis zu erzielen. Stellen Sie einen klaren Plan auf, geben Sie klare Anweisungen und präsentieren Sie die neue Arbeitsweise. Auf diese Weise vermeiden Sie einen Fehlstart."
Über Simons Vleeswaren
Simons Vleeswaren gibt es seit 1976. In der modernen Produktionsstätte in Roermond wird eine breite Palette von Halal-Fleisch hergestellt, sowohl unter der eigenen Marke als auch unter Private Label. Beispiele für Produkte sind Halal-Sandwichwurst, Knakworst, Knoblauchwurst und Aufschnitt. Das Unternehmen legt Wert auf Qualität, Service, Flexibilität, Kontinuität und persönlichen Kontakt und ist nach den Lebensmittelsicherheitsstandards BRCGS und IFS zertifiziert.
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