Warum bestand in Ihrem Unternehmen ein Bedarf an Digitalisierung?
"Wir wollen mit der Zeit gehen. Es war nicht notwendig, zu digitalisieren, aber es bietet viele Vorteile für uns, warum also nicht? Das Durchblättern von Ordnern bei Besuchen oder Audits war einfach mühsam und dauerte manchmal sehr lange", sagt Anna. Sie weist darauf hin, dass die Anpassung der Verfahren vor der Digitalisierung einigermaßen gut funktioniert hat. "Aber diese Anpassungen spiegelten sich nicht immer in den Inhaltsverzeichnissen wider, so dass es oft eine alte Version des Inhaltsverzeichnisses gab. Das ist jetzt nicht mehr der Fall."
Welche Vorteile bringt die Arbeit mit QA-Software für Ihr Unternehmen?
Für Special Refining Company B.V. bietet die Arbeit mit der Software vor allem den Vorteil, dass sie Zeit spart und die Arbeit mit der Dokumentationsverwaltung Spaß macht. Anna erklärt zum Beispiel: "Früher habe ich den administrativen Teil meiner Arbeit gehasst, jetzt macht er mir sogar Spaß", und auch bei Audits und Kundenbesuchen bietet die Software dem Unternehmen mehrere Vorteile. "Wir können Dokumente schnell finden, Änderungen werden deutlich angezeigt und es gibt immer eine klare Versionsverwaltung. Das Risiko von Fehlern bei der Versions- und Datumsverwaltung ist gleich null", fügt Anna hinzu. Auch bei der täglichen Arbeit erleben Anna und ihre Kollegen mehrere Vorteile. Anna sagt: "Die Aktualisierung von Versionen ist einfach und schnell, und wir müssen die Änderungsübersicht und das Inhaltsverzeichnis nicht extra auf dem neuesten Stand halten, da dies alles automatisch geschieht. Außerdem muss ich durch die Verwendung des Moduls Inspektionen keine Zeit mehr aufwenden, um Berichte für Hygieneinspektionen zu erstellen."
Welche Zeitersparnis hat die Arbeit mit der Software für Sie gebracht?
Durch die Digitalisierung von Dokumenten über das Online-Handbuch hat Special Refining Company B.V. eine Zeitersparnis von etwa 80 % erzielt. Bei der Durchführung von digitalen Inspektionen wird die Zeitersparnis auf 60 % geschätzt. Anna: "Bei Audits lassen sich die Dokumente nicht nur sehr schnell finden, auch Änderungen und Anpassungen von Dokumentenversionen werden automatisch nachverfolgt, wodurch das Risiko von Fehlern eliminiert wird. Wir haben auch festgestellt, dass wir durch die Digitalisierung unseres Handbuchs externe Prüfungen etwa eine bis eineinhalb Stunden früher abschließen können."
Wie erleben Sie die Unterstützung bei Fragen oder Problemen?
Special Refining Company B.V. nutzt verschiedene Support-Optionen, wie das Online-Handbuch, Mail und Online-Chat. "Das Support-Team arbeitet sehr effektiv. Die Leute reagieren schnell und geben konkrete Antworten auf unsere Fragen. Ich hatte zum Beispiel am 10. Oktober 2017 ein Problem gemeldet. Das Problem wurde noch am selben Tag gelöst, mit einer klaren Erklärung, warum das Problem überhaupt aufgetreten ist", so Anna.
Was hältst du von der Kundenorientierung von Normec Foodcare Online?
Zur Kundenorientierung sagt Anna: "Ich empfinde das als positiv, weil auf die Wünsche der Kunden eingegangen wird. Am Anfang stießen wir intern auf viele Hindernisse bei der Nutzung des Online-Handbuchs. Alle von uns gemeldeten Fragen und Verbesserungspunkte wurden von Normec Foodcare Online gelöst und alle unsere Wünsche wurden in der Anwendung umgesetzt. Die Kommunikation darüber war ehrlich und klar, und das schätzen wir sehr."