Besoin d'un système efficace, convivial et centralisé
Mi-2020, Simons Vleeswaren nous a contacté pour une démonstration du module Inspections. L'entreprise avait besoin d'une méthode plus simple et plus efficace pour mener, compléter et analyser les inspections. Robin explique : "Auparavant, nous utilisions un document Excel dans lequel tous les commentaires, les points à améliorer, les écarts, les photos, etc. devaient être saisis manuellement. Cela prenait beaucoup de temps et était très propice aux erreurs, compte tenu du choix de tous les champs de saisie obligatoires et des photos qui devaient être téléchargées, sauvegardées, compressées, insérées et déplacées. En outre, la gestion du document incombant au département de la qualité, le retour d'information des détenteurs d'actions était à nouveau rempli manuellement, ce qui entraînait une duplication des efforts. Il fallait un système efficace, convivial et centralisé".
"En outre, pour notre organisation, le passage au numérique signifie non seulement une amélioration en termes d'efficacité, mais aussi une collecte de données précieuses pour les projets et les objectifs d'amélioration."
— Simons, Vleeswaren
Une bouffée d'air frais pour travailler avec ce paquet
Depuis la mi-2020, l'entreprise travaille avec le module d'inspection sur deux sites. Ici, les employés planifient les inspections via l'application commerciale en ligne de Normec Foodcare Online et effectuent la tournée d'inspection avec l'application d'inspection sur l'iPad. "C'est un soulagement pour l'inspecteur de travailler avec ce logiciel. Après tout, vous pouvez décider de la manière dont l'inspection doit être organisée, programmée, menée et gérée. Il est possible d'introduire sur place la justification d'un écart sur la tablette. Si vous ne le souhaitez pas pour des raisons personnelles, vous pouvez également le faire tranquillement après l'inspection sur votre lieu de travail ou à la maison sur votre ordinateur portable", ajoute M. Robin.
Un gain de temps de 40
Après l'inspection, le rapport comprenant des photos est prêt immédiatement et les statistiques sont mises à jour. Robin : "Le gain de temps est de 40 % par rapport à la gestion administrative que nous devions effectuer auparavant. Pour les porteurs d'actions, cela signifie effectivement plus de temps, mais ce qui est encore plus important, c'est la sensibilisation et l'implication accrues dans l'atelier que nous avons réalisées. En outre, pour notre organisation, le passage au numérique signifie non seulement une amélioration en termes d'efficacité, mais aussi une collecte de données précieuses pour les projets et les objectifs d'amélioration."
Améliorer la culture de la sécurité alimentaire
Un changement est perceptible dans l'ensemble de l'organisation après l'introduction des inspections numériques. "La culture de la sécurité alimentaire et de la qualité s'est améliorée après l'introduction des inspections numériques. En tant que service qualité, nous menons désormais de plus en plus d'inspections conjointement avec le directeur du département. Au cours des inspections, des sujets tels que l'hygiène personnelle, l'hygiène environnementale, l'hygiène des processus, la défense alimentaire, l'état technique et la prévention des nuisibles sont abordés. Il s'agit immédiatement d'une "formation sur le tas" et des discussions de fond sur les améliorations et les écarts peuvent avoir lieu sur place", explique Robin.
"La culture de la sécurité alimentaire et de la qualité s'est améliorée après l'introduction des inspections numériques.
Particulièrement convivial
"Le logiciel d'assurance qualité a été créé par des professionnels de l'assurance qualité et est particulièrement convivial. Même pour les enregistrements ponctuels, tels que les réparations de sols, les rapports peuvent être créés dans le style de la maison. Les courriels de rappel et les notifications automatiques le rendent également très facile à utiliser pour le détenteur de l'action. Un clic sur le lien et vous êtes immédiatement là où vous devez être", explique Robin à propos de la convivialité du module d'inspection. "Le service d'assistance peut également être joint rapidement par téléphone et le consultant en assistance peut vous accompagner à distance. Normec Foodcare Online dispose de nombreuses connaissances en matière d'assurance qualité, ce qui vous permet d'être rapidement sur la même longueur d'onde.
"Les courriels de rappel et les notifications automatiques facilitent également l'utilisation pour les personnes chargées de prendre des mesures.
Prendre le temps nécessaire
Pour les autres et futurs utilisateurs du module Inspections, Robin est heureux de donner un autre conseil : "Prenez suffisamment de temps pour configurer le module et vérifiez par ajustement comment il se présente dans la pratique. En cas de doute, demandez conseil à Normec Foodcare Online autant que possible pour obtenir le meilleur résultat. Élaborez un plan clair, donnez des instructions précises et présentez la nouvelle méthode de travail. Vous éviterez ainsi les faux départs.
À propos de Simons Vleeswaren
Simons Vleeswaren existe depuis 1976. Son site de production moderne de Roermond produit une grande variété de viandes halal, à la fois sous sa propre marque et sous marque de distributeur. Parmi les exemples de produits, citons la saucisse à sandwich halal, la saucisse à l'ail et les produits à base de viande tranchée. L'entreprise accorde une grande importance à la qualité, au service, à la flexibilité, à la continuité et au contact personnel. Elle est certifiée pour les normes de sécurité alimentaire BRCGS et IFS.
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