Pourquoi la numérisation était-elle nécessaire au sein de votre organisation ?
"Nous aimons rester à la page. Il n'était pas nécessaire de numériser, mais cela présente de nombreux avantages pour nous, alors pourquoi pas ? Feuilleter des dossiers lors de visites ou d'audits était tout simplement fastidieux et prenait parfois beaucoup de temps", explique Anna. Elle indique que l'adaptation des procédures avant la numérisation s'est relativement bien déroulée. "Mais ces ajustements n'étaient pas toujours reflétés dans la table des matières et, par conséquent, il y avait souvent une ancienne version de la table des matières. Aujourd'hui, ce n'est plus le cas.
Quels sont les avantages d'un logiciel d'assurance qualité pour votre organisation ?
Pour Special Refining Company B.V., l'utilisation du logiciel permet essentiellement de gagner du temps et d'apprécier la gestion de la documentation. Par exemple, Anna déclare : "Le logiciel offre également plusieurs avantages à l'entreprise lors des audits et des visites de clients. "Nous pouvons trouver les documents rapidement, les modifications sont clairement affichées et la gestion des versions est toujours claire. Le risque d'erreur dans la gestion des versions et des dates est nul", ajoute Anna. Anna et ses collègues bénéficient également de plusieurs avantages dans leur travail quotidien. Anna déclare : "La mise à jour des versions est facile et rapide, et nous n'avons pas besoin de maintenir l'aperçu des modifications et la table des matières à jour, car tout se fait automatiquement. De plus, grâce au module Inspections, je n'ai plus besoin de passer du temps à rédiger des rapports pour les inspections d'hygiène."
Quels sont les gains de temps que l'utilisation du logiciel vous a permis de réaliser ?
En numérisant les documents via le manuel en ligne, Special Refining Company B.V. a réalisé un gain de temps d'environ 80 %. Lors des inspections numériques, le gain de temps est estimé à 60 %. Anna : "En plus de pouvoir trouver les documents très rapidement lors des audits, les modifications et les ajustements des versions des documents sont automatiquement suivis, ce qui élimine le risque d'erreurs. Nous avons également remarqué qu'en numérisant notre manuel, nous terminons les audits externes une heure à une heure et demie plus tôt."
Comment jugez-vous l'assistance en cas de questions ou de problèmes ?
Special Refining Company B.V. utilise différentes options d'assistance, telles que le manuel en ligne, le courrier et le chat en ligne. "L'équipe d'assistance travaille de manière très efficace. Les gens répondent rapidement et donnent des réponses concrètes à vos questions. Par exemple, j'avais signalé un problème le 10 octobre 2017. Le problème a été résolu le jour même avec une histoire claire sur la raison du problème en premier lieu", indique Anna.
Que pensez-vous de l'orientation client de Normec Foodcare Online ?
En ce qui concerne l'orientation client, Anna déclare : "Je trouve cela positif, car les souhaits des clients sont pris en compte. Au début, nous avons rencontré de nombreux obstacles en interne lors de l'utilisation du manuel en ligne. Normec Foodcare Online a répondu à toutes nos questions et à tous nos points d'amélioration, et tous nos souhaits ont été pris en compte dans l'application. La communication à ce sujet a été honnête et claire et nous l'apprécions vraiment.