Warum bestand in Ihrem Unternehmen Bedarf an Digitalisierung?
„Wir möchten gerne mit der Zeit gehen. Eine Digitalisierung war nicht unbedingt notwendig, aber sie bietet uns viele Vorteile – warum also nicht? Das Durchblättern von Ordnern bei Besuchen oder Audits war einfach mühsam und dauerte manchmal sehr lange“, erzählt Anna. Sie erklärt, dass die Anpassung der Verfahren vor der Digitalisierung recht gut verlief. „Aber diese Anpassungen wurden nicht immer im Inhaltsverzeichnis umgesetzt, sodass oft eine veraltete Version des Inhaltsverzeichnisses vorlag. Das ist jetzt nicht mehr der Fall.“
Welche Vorteile bietet die Arbeit mit QA-Software für Ihr Unternehmen?
Für die Special Refining Company B.V. bietet die Arbeit mit der Software vor allem die Vorteile der Zeitersparnis und der Freude an der Arbeit mit dem Dokumentenmanagement. So erklärt Anna: „Früher habe ich den administrativen Teil meiner Arbeit gehasst, und jetzt macht er mir sogar Spaß.“ Darüber hinaus bringt es dem Unternehmen verschiedene Vorteile bei Audits und Kundenbesuchen. „Wir können Dokumente schnell finden, Änderungen werden übersichtlich dargestellt und es gibt stets eine klare Versionsverwaltung. Das Risiko von Fehlern bei der Versions- und Datumsverwaltung ist gleich null“, ergänzt Anna. Auch im Arbeitsalltag erleben Anna und ihre Kollegen verschiedene Vorteile. Anna erzählt: „Das Anpassen von Versionen geht einfach und schnell, und wir müssen die Änderungsübersicht und das Inhaltsverzeichnis nicht extra pflegen, da dies alles automatisch erfolgt. Durch die Nutzung des Moduls ‚Inspektionen‘ muss ich außerdem keine Zeit mehr für die Erstellung von Berichten für die Hygieneinspektionen aufwenden.“
Zu welcher Zeitersparnis hat die Arbeit mit der Software für Sie geführt?
Durch die Digitalisierung von Dokumenten über das Online-Handbuch hat Special Refining Company B.V. eine Zeitersparnis von etwa 80 % erzielt. Bei der Durchführung digitaler Inspektionen wird die Zeitersparnis auf 60 % geschätzt. Anna: „Abgesehen davon, dass wir Dokumente während Audits sehr schnell finden können, werden Änderungen und Anpassungen in den verschiedenen Versionen der Dokumente automatisch nachverfolgt, wodurch das Fehlerrisiko gleich null ist. Außerdem haben wir festgestellt, dass wir durch die Digitalisierung unseres Handbuchs die externen Audits etwa eine bis eineinhalb Stunden früher abschließen können.“
Wie erleben Sie den Support bei Fragen oder Problemen?
Special Refining Company B.V. nutzt verschiedene Support-Möglichkeiten, wie das Online-Handbuch, E-Mail und den Online-Chat. „Das Support-Team arbeitet wirklich effektiv. Man reagiert schnell und gibt konkrete Antworten auf deine Fragen. So hatte ich beispielsweise am 10. Oktober 2017 ein Problem gemeldet. Das Problem wurde noch am selben Tag gelöst, mit einer klaren Erklärung, warum es überhaupt aufgetreten ist“, erklärt Anna.
Wie beurteilen Sie die Kundenorientierung von Normec Foodcare Online?
Zur Kundenorientierung sagt Anna: „Ich empfinde sie als positiv, da auf die Wünsche der Kunden eingegangen wird. Zu Beginn stießen wir intern auf viele Hindernisse bei der Nutzung des Online-Handbuchs. Alle von uns gemeldeten Fragen und Verbesserungsvorschläge wurden von Normec Foodcare Online geklärt, und alle unsere Wünsche wurden in der Anwendung umgesetzt. Die Kommunikation diesbezüglich war ehrlich und klar, was wir sehr schätzen.“
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