Besoin d'un système centralisé, efficace et convivial
Au milieu de l’année 2020, Simons Vleeswaren nous a contactés pour organiser une démonstration du module « Inspections ». L’entreprise avait besoin d’une méthode de travail plus simple et plus efficace pour réaliser, clôturer et analyser les inspections. Robin explique : « Auparavant, nous utilisions un fichier Excel dans lequel toutes les remarques, les points à améliorer, les non-conformités, les photos, etc. devaient être saisis manuellement. Cela prenait beaucoup de temps et présentait un risque élevé d’erreurs, compte tenu des choix à effectuer dans tous les champs obligatoires et des photos qu’il fallait télécharger, enregistrer, compresser, insérer et déplacer. De plus, la gestion du document incombait au service Qualité, ce qui impliquait que les retours d’information des responsables des actions devaient à nouveau être saisis manuellement, ce qui représentait un double travail. Il fallait un système efficace, convivial et centralisé. »
« Pour notre organisation, le passage au numérique ne signifie pas seulement un gain d’efficacité, mais aussi la collecte de données précieuses pour les projets d’amélioration et la réalisation de nos objectifs. »
— Simons Vleeswaren, Normec Foodcare Online
C’est un vrai soulagement de travailler avec ce logiciel
Depuis mi-2020, l’entreprise utilise le module d’inspection sur deux sites. Les collaborateurs planifient les inspections via l’application d’entreprise en ligne Normec Foodcare Online et effectuent leur tournée d’inspection à l’aide de l’application d’inspection sur iPad. « Pour l’inspecteur, c’est un vrai soulagement de travailler avec ce logiciel. En effet, on peut déterminer soi-même comment organiser, planifier, réaliser et clôturer l’inspection. La justification d’un écart peut être saisie sur place, directement sur la tablette. Si, pour des raisons personnelles, on préfère ne pas le faire sur place, on peut également le faire en toute tranquillité après l’inspection, à son poste de travail ou depuis chez soi sur son ordinateur portable », ajoute Robin.
Un gain de temps de 40 %
À l’issue de l’inspection, le rapport, photos comprises, est immédiatement prêt et les statistiques sont mises à jour. Robin : « Nous avons réalisé un gain de temps de 40 % par rapport aux formalités administratives auxquelles nous devions auparavant nous consacrer. Les responsables des actions ont certes gagné du temps, mais ce qui est encore plus important, c’est la prise de conscience et l’implication accrues que nous avons ainsi suscitées sur le lieu de travail. Pour notre organisation, le passage au numérique ne se traduit pas seulement par un gain d’efficacité, mais aussi par la collecte de données précieuses pour les projets d’amélioration et la réalisation de nos objectifs. »
Amélioration de la culture de la sécurité alimentaire
Un changement est perceptible dans l'ensemble de l'organisation depuis la mise en place des inspections numériques. « La culture de la sécurité alimentaire et de la qualité s'est améliorée depuis l'introduction des inspections numériques. En tant que service qualité, nous menons désormais de plus en plus souvent les inspections conjointement avec le responsable de service. Au cours de ces inspections, des sujets tels que l’hygiène personnelle, l’hygiène environnementale, l’hygiène des processus, la défense alimentaire, l’état technique et la prévention des nuisibles sont abordés. Cela constitue en même temps une « formation sur le terrain » et permet de discuter sur place, de manière concrète, des améliorations et des non-conformités », explique Robin.
« La culture de la sécurité alimentaire et de la qualité s’est améliorée depuis la mise en place des inspections numériques. »
Particulièrement convivial
« Le logiciel QA a été conçu par des professionnels de l’assurance qualité et est particulièrement convivial. Même pour des enregistrements ponctuels, comme des travaux de réparation du sol, il est possible de créer des rapports conformes à l’identité visuelle de l’entreprise. Les e-mails de rappel et les notifications automatiques facilitent également grandement la tâche du responsable de l’action. Il suffit de cliquer une fois sur le lien pour accéder immédiatement à la page souhaitée », explique Robin à propos de la convivialité du module d’inspection. « De plus, le service d’assistance est rapidement joignable par téléphone et le conseiller technique peut immédiatement examiner votre écran à distance. Normec Foodcare Online dispose d’une grande expertise en matière d’assurance qualité, ce qui permet d’être rapidement sur la même longueur d’onde. »
« Les e-mails de rappel et les notifications automatiques facilitent également grandement l’utilisation pour le responsable de l’action. »
Prenez suffisamment de temps
Robin souhaite donner un conseil aux autres utilisateurs actuels et futurs du module « Inspections » : « Prenez suffisamment de temps pour configurer le module et vérifiez, à chaque modification, comment cela se traduit dans la pratique. En cas de doute, demandez autant de conseils que possible à Normec Foodcare Online afin d’obtenir le meilleur résultat possible. Élaborez un plan précis, rédigez des instructions claires et présentez la nouvelle méthode de travail. Vous éviterez ainsi un faux départ. »
À propos de Simons Vleeswaren
Simons Vleeswaren existe depuis 1976. Son site de production moderne situé à Roermond fabrique une grande variété de produits carnés halal, tant sous sa propre marque que sous marque de distributeur. Parmi ces produits, on trouve notamment la saucisse à tartiner halal, la saucisse knak, la saucisse à l'ail et la charcuterie en tranches. L’entreprise accorde une grande importance à la qualité, au service, à la flexibilité, à la continuité et au contact personnalisé, et est certifiée conforme aux normes de sécurité alimentaire BRCGS et IFS.
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