Pourquoi votre organisation avait-elle besoin de passer au numérique ?
« Nous souhaitons évoluer avec notre temps. La numérisation n’était pas indispensable, mais elle nous offre de nombreux avantages, alors pourquoi s’en priver ? Feuilleter des dossiers lors de visites ou d’audits était tout simplement fastidieux et prenait parfois beaucoup de temps », explique Anna. Elle précise que l’adaptation des procédures avant la numérisation s’est plutôt bien déroulée. « Mais ces modifications n’étaient pas toujours répercutées dans la table des matières, ce qui faisait qu’on disposait souvent d’une ancienne version de celle-ci. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. »
Quels avantages l’utilisation d’un logiciel d’assurance qualité apporte-t-elle à votre organisation ?
Pour Special Refining Company B.V., l’utilisation de ce logiciel offre principalement des gains de temps et rend la gestion de la documentation plus agréable. Comme l’explique Anna : « Avant, je détestais l’aspect administratif de mon travail, et maintenant, je trouve même cela agréable. » Cela apporte également à l’entreprise divers avantages lors des audits et des visites de clients. « Nous pouvons retrouver rapidement les documents, les modifications sont clairement affichées et la gestion des versions est toujours transparente. Le risque d’erreurs dans la gestion des versions et des dates est nul », ajoute Anna. Dans leur travail quotidien également, Anna et ses collègues bénéficient de nombreux avantages. Anna explique : « La mise à jour des versions est simple et rapide, et nous n’avons pas besoin de tenir à jour manuellement le relevé des modifications ni la table des matières, car tout se fait automatiquement. De plus, grâce au module Inspections, je n’ai plus besoin de consacrer du temps à la rédaction de rapports pour les inspections d’hygiène. »
Quel gain de temps l’utilisation du logiciel vous a-t-elle permis de réaliser ?
Grâce à la numérisation des documents via le manuel en ligne, Special Refining Company B.V. a réalisé un gain de temps d’environ 80 %. En ce qui concerne la réalisation d’inspections numériques, le gain de temps est estimé à 60 %. Anna : « Outre le fait que nous pouvons retrouver très rapidement les documents lors des audits, les modifications et les mises à jour apportées aux différentes versions des documents sont automatiquement prises en compte, ce qui réduit à zéro le risque d’erreurs. Nous avons par ailleurs constaté que la numérisation de notre manuel nous permet de terminer les audits externes environ une heure à une heure et demie plus tôt. »
Comment évaluez-vous l’assistance en cas de questions ou de problèmes ?
Special Refining Company B.V. utilise différentes options d’assistance, telles que le guide en ligne, l’e-mail et le chat en ligne. « L’équipe d’assistance est vraiment efficace. Elle réagit rapidement et apporte des réponses concrètes à vos questions. Par exemple, j’avais signalé un problème le 10 octobre 2017. Le problème a été résolu le jour même, avec une explication claire des raisons pour lesquelles il s’était produit », précise Anna.
Que pensez-vous de l’orientation client de Normec Foodcare Online ?
À propos de l’orientation client, Anna déclare : « Je la trouve positive, car les souhaits des clients sont pris en compte. Au début, nous avons rencontré en interne de nombreux obstacles lors de l’utilisation du manuel en ligne. Toutes les questions et suggestions d’amélioration que nous avons signalées ont été prises en compte par Normec Foodcare Online et toutes nos demandes ont été intégrées à l’application. La communication à ce sujet a été honnête et claire, ce que nous apprécions beaucoup. »
Prêt à passer à l’étape suivante ?
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