Lösung für eine bessere Qualitätssicherung
Vor der Digitalisierung des Qualitätshandbuchs und der Inspektionen arbeitete Wijnen Square Crops hauptsächlich mit Word- und Excel-Dokumenten auf der Festplatte. Annsophie berichtet über die alte Arbeitsweise: „Das System wurde immer unübersichtlicher, und irgendwann ließ sich die Qualität nicht mehr optimal sichern. Wir stellten fest, dass es beispielsweise an Effizienz und Suchmöglichkeiten mangelte. Deshalb suchten wir nach einer Möglichkeit, dies mit einer digitalen Lösung zu verbessern. Als ich die Demo-Präsentation zu eurer QA-Software sah, war ich eigentlich sofort überzeugt. Es war genau das, was wir brauchten. Die Software ist einfach und übersichtlich. Außerdem bietet sie uns alle gewünschten Funktionen in Bezug auf Versionsverwaltung, Suchfunktionen, Dokumentenprüfung und was es sonst noch so gibt.“
Mindestens 50 % Zeitersparnis
Durch die Digitalisierung des Qualitätshandbuchs und der Inspektionen hat das Unternehmen dank der effizienteren Arbeitsweise eine erhebliche Zeitersparnis erzielt. „Das Aktualisieren, Anpassen und Hinzufügen von Informationen geht jetzt so schnell. Ich muss zum Beispiel keine separaten Listen mehr führen, wenn ich etwas geändert habe, oder neue Versionen erstellen. Das erledigt die Anwendung ganz automatisch für mich. Sowohl beim Dokumentenmanagement als auch bei den Inspektionen haben wir definitiv eine Zeitersparnis von 50 % erzielt“, erklärt Annsophie.
„Das Aktualisieren, Anpassen und Hinzufügen von Informationen geht jetzt so schnell“
Gute Begleitung
Die Implementierung der Module hat anfangs etwas Zeit in Anspruch genommen. Annsophie erklärt, dass dies unter anderem dank eines klaren Vorgehensplans völlig reibungslos verlaufen ist. „Jede Implementierung neuer Software kostet natürlich Zeit, aber dank des klaren Umsetzungsplans von Normec Foodcare Online konnten wir uns bereits in der Vorbereitungsphase sehr gut ein Bild davon machen, wie wir alles einrichten wollten. Durch die gute Begleitung in diesem Prozess konnten wir schnell mit der Übertragung der alten Dokumentation beginnen.“ Obwohl unsere Support-Abteilung täglich für Kunden bei Fragen zur Verfügung steht, hat Wijnen Square Crops in den letzten Jahren kaum Kontakt zu dieser Abteilung aufgenommen. „Für uns ist einfach klar, wie wir mit dieser Software arbeiten müssen“, fügt Annsophie hinzu.
Lebensmittelsicherheitskultur
Der Umstieg auf digitales Qualitätsmanagement hat innerhalb der Organisation einen erheblichen Wandel bewirkt. Annsophie berichtet voller Begeisterung: „Wir stellen fest, dass innerhalb unserer Organisation eine breitere Akzeptanz für das Qualitätsmanagement entstanden ist, da das System so benutzerfreundlich und damit für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Die Mitarbeiter beschäftigen sich nun selbst mit dem System, stellen Fragen dazu und machen Verbesserungsvorschläge. Als Qualitätskoordinatorin behalte ich den Überblick und gebe die Richtung vor. Wir tragen nun gemeinsam mehr Verantwortung für die Qualität.“ Die moderne Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter mithilfe einer App auf dem iPad Inspektionen durchführen dürfen, passt laut Annsophie auch viel besser zu dem relativ jungen Team, das innerhalb der Organisation arbeitet. „Dadurch macht die Durchführung von Inspektionen den Mitarbeitern Spaß, und ich stelle fest, dass dabei auch die Tiefe zunimmt.“
Sehr zufrieden
Derzeit entsprechen die verwendeten Module voll und ganz den Anforderungen des Unternehmens. „Ich kann nur sagen, dass wir mit der Arbeit mit Normec Foodcare Online sehr zufrieden sind. Und das möchte ich auch gerne anderen Unternehmen vermitteln. So hatten wir beispielsweise letzte Woche Besuch von einem anderen Unternehmen aus der Region, damit die Mitarbeiter sehen konnten, wie wir mit der Software arbeiten und welche Vorteile uns das gebracht hat. Ich finde es wichtig, dass auch andere Unternehmen wissen, welche Möglichkeiten diese Software bietet“, schließt Annsophie mit einem Lächeln im Gesicht.
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